Każda firma działająca na rynku musi prowadzić dokumentację na papierze. Dokumenty tego typu są bezpieczną formą przechowywania danych ważnych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jeśli tylko stoją one w odpowiedniej zamkniętej przestrzeni, mogą one wytrzymać wiele lat w nienaruszonym stanie. Szafy aktowe wykonane z metalu są najbardziej właściwym meblem do przechowywania dokumentów, metal jest tworzywem, który nie przepuszcza powietrza ani nie pozwala, żeby promieniowanie słoneczne dostało się do środka. W meblach znajduje się dostatecznie dużo wolnej przestrzeni, żeby można było dobrze segregować papiery. Najpopularniejszą formą przetrzymywania firmowych dokumentów są segregatory. Szafy aktowe mają na tyle wysokie półki, żeby można było zmieścić do nich dużą ilość segregatorów, odpowiednia wysokość półek ułatwia wyciąganie tych produktów, w ten sposób prowadzenie dokumentacji jest dużo prostsze.